As vantagens da Nota Fiscal Eletrônica para o factoring

Documento digital é obrigatório na indústria e no atacado desde 2010. Saiba como ele pode beneficiar as empresas de factoring

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento exclusivamente digital (XML), emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (ICP-Brasil que garante a autoria e integridade) e a autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador. A NF-e só é autorizada se o emitente estiver com a situação regular na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Segundo dados da SEFAZ, até o dia 25 de outubro deste ano 5,599 bilhões de NF-e foram geradas, com quase 900 mil emissores no Brasil. De acordo com Valter Viana, presidente da WBA Informática e especialista no assunto, é importante para o factoring utilizar a nota fiscal eletrônica porque é mais seguro para as empresas.

De acordo com Viana, existem dois tipos de nota fiscal eletrônica, aquela emitida pelas empresas prestadoras de serviços e a nota fiscal mercantil, emitida pelo setor industrial. “No factoring, a NF-e é emitida pelo cliente da factoring contra o sacado. A NF-e faz parte do sistema SPED e é um documento com existência apenas digital com assinatura digital no padrão ICP-Brasil o que garante validade jurídica. Isso dá mais segurança. A NF-e é um padrão nacional e é obrigatório para o atacado e indústria desde 2010. A obrigatoriedade para outros setores virá de acordo com o tempo, sendo que 2013 será um ano onde irá iniciar obrigatoriedade inclusive para o varejo com o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos – SAT – CF-e”, informa.

Viana explica que é importante diferenciar a Nf-e do DANFE. “O DANFE é mera representação gráfica da NF-e, não é uma Nota Fiscal e não a substitui. O mercado não entende muito bem o modelo de nota fiscal eletrônica, mas é preciso saber que o DANFE não é como a NF-e, ele pode ser alterado”.

Ele informa também que é necessário que a NF-e tenha validação da SEFAZ, uma vez que, para a NF-e ter validade fiscal, tem que estar na base de dados da Secretaria da Fazenda. “Mas, ainda que a empresa tenha a NF-e é inviável checar se está na base de dados da SEFAZ, pois é um processo demorado”.

Para agilizar esse processo, por exemplo, a WBA Informática desenvolveu um software, o iChecagem, capaz de auxiliar os empresários do factoring neste sentido. “Hoje o segmento do factoring só realiza a checagem do título de crédito após realizar a compra. Com essa tecnologia já é possível verificar antecipadamente”, explica Viana.

O especialista acrescenta que o software tem a finalidade de proporcionar mais segurança e agilidade na compra de títulos de crédito buscando simplificar as rotinas de checagem, reduzindo custos e riscos de fraude. “A entidade compradora muda o seu modelo de trabalho passando a exigir não mais o arquivo CNAB, mas o arquivo XML da NF-e para os seus clientes. Assim, é possível que a tecnologia verifique o título de crédito antes da compra”, diz.

“Existe uma fraude comum no segmento que é quando o cliente da factoring faz a operação e depois cancela a NF-e, emitindo uma nova NF-e com outra factoring. Só no vencimento o empresário vai saber deste cancelamento; com iChecagem no momento que a nota é cancelada o empresário é avisado”, complementa Valter Viana.

Ele explica que o emitente poderá solicitar o cancelamento da NF-e até 24 horas da Autorização de Uso, porém cada Estado tem seu próprio prazo para cancelamento extemporâneo. Em São Paulo é aceito cancelamento extemporâneo de até 744h (31 dias). Para este caso existe uma penalidade de 1% do valor da operação, que no entanto só é aplicada se a empresa for investigada.

“A NF-e é um caminho sem volta e todos em algum momento terão que usá-la. Muitos empresários não sabem desses detalhes, então é importante entender essas particularidades”, finaliza Viana.