Como utilizar de forma segura a documentação eletrônica

Documentos eletrônicos devem ser gerados a partir de software adequado

O documento eletrônico é como a representação de um fato concretizado por meio de um computador e armazenado em formato específico, que pode ser traduzido ou apreendido pelos sentidos mediante o emprego de programa (software) apropriado. Utilizada cada vez mais em diversos setores, inclusive no segmento de fomento mercantil, a documentação de forma eletrônica já é parte da rotina de muitas empresas, mas ainda existem dúvidas sobre a sua regulamentação, autenticidade e segurança.

A Medida Provisória nº 2.200, de 28 de junho de 2001, foi a primeira iniciativa do Governo para regulamentar o documento eletrônico no Brasil. A MP nº 2.200 se propõe a garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizam certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, mediante uma infra-estrtura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A assinatura eletrônica, que tem como finalidade revelar a identidade e manifestar a vontade de gerar o documento e emitir as declarações de vontade ou conhecimento, tem a mesma importância no meio eletrônico, preservando a integridade do documento. Esta autenticação torna-se cada vez mais essencial. Na lei 9492/97, conhecida como Lei do Protesto, ficou instituído que poderão ser recepcionadas as indicações a protestos das Duplicatas Mercantis e de Prestação de Serviços por meio magnético ou de gravação eletrônica de dados, permanecendo sob responsabilidade do apresentante dos dados fornecidos, ficando a cargo dos tabelionatos a mera instrumentalização das mesmas.

Sobre títulos eletrônicos, o artigo 889 do Código Civil afirma que o título de crédito somente produz efeito quando contém a data da emissão, a indicação precisa dos direitos que confere e a assinatura do emitente – podendo ser emitido a partir dos caracteres criados em computador, ou meio técnico equivalente e que constem da escrituração do emitente, observados os requisitos mínimos previstos nesse artigo.

É possível enquadrar diferentes processos técnicos na categoria assinaturas eletrônicas, e todos precisam de meios informáticos (software e hardware) para serem aplicados. Um dos tipos de assinatura, o código secreto, é uma combinação de algarismos ou letras que condicionam o acesso aos sistemas informatizados (password/PIN). Outro modelo, a assinatura digitalizada, é a reprodução da rubrica como imagem por um equipamento tipo scanner para posterior ou imediata inserção como cópia original no documento. E, o último tipo é a assinatura digital propriamente dita (criptográfica).

Garantindo a segurança da documentação eletrônica

Segundo a Dra. Camilla Jimene, advogada do escritório Opice Blum Advogados, especialista em Direito Digital, e autora do livro “O Valor Probatório do Documento Eletrônico”, obra que trata do crescimento das dúvidas e problemas da aplicação jurídica de novas tecnologias pela disseminação mundial dos meios de comunicação e negócios via internet, a MP nº 2.200 não chega a ser uma legislação específica, mas permite o uso de documentos eletrônicos. Ela ainda explica que no dia a dia as empresas precisam preservar os e-mails e guardar os documentos eletrônicos, pois eles podem ser usados em possíveis processos.

“Para garantir a segurança da informação, a empresa deve estar atenta a três questões. A primeira é a autenticidade, ou seja, saber quem é o autor do documento. A segunda é verificar a integridade do documento, que significa apurar se ele não foi alterado. E é importante garantir a disponibilidade do documento, que é guardá-lo de forma segura”, afirma a Dra. Camilla, acrescentando que a certificação digital é a melhor forma de garantir a segurança jurídica dos documentos eletrônicos.

Atualmente, de acordo com a advogada, muitas empresas têm migrado para o modelo de formato eletrônico e já estão dispostas a desativar o uso de papeis. “Essa é uma tendência muito forte. Os documentos eletrônicos vieram para ficar, não tem volta. Mas é importante frisar que o que está no mundo virtual também faz parte do mundo real. Muita gente acha que, por ser um documento eletrônico não há validade legal, mas é um engano pensar assim. O documento eletrônico tem sim valor em um processo judicial”, conclui.